資料の保存と検索に便利な『Evernote』の使い方 ~メリット・デメリット(ライター向け)

Evernote 外観
  • URLをコピーしました!
記事について

執筆の下書きや資料整理に便利なEvernoteの使い方とメリット・デメリットを紹介。容量無制限の為、膨大な資料の保存にも役立ちます。
強力な検索機能とタグ付けで、必要なノートもすぐに探し出すことができます。

目次 🏃

Evernoteについて

Evernoteは、情報収集・整理・共有に便利なメモアプリです。

Evernoteで出来ること
  • テキスト、画像、動画、Ofiice系など、ドキュメントやメディアをオンラインに無制限に保存できる
  • 強力な検索機能を備え、必要なドキュメントをすぐに探し出せる。有料版はPDF検索も可能
  • 複数の端末で同期、共有、同時編集ができる。有料版はグループ利用可
  • 文字装飾や表が可能なリッチテキスト・エディタ
  • 有料版なら、モバイル端末でオフライン表示が可能
  • WEBクリッパーを備え、ウェブ上のコンテンツをページ全体、選択範囲、ブックマークなどの形式で保存できる
  • データは全てEvernoteのサーバーに自動保存される為、誤って消失することもなく、デスクトップ・アプリを使えば、端末と同期して、オフラインで新たなノートを作成することができます。

    執筆やビジネスで、大量のデータを保存・整理する必要がある方は、ぜひ無料版からお試し下さい。

    日本語版の公式サイト https://evernote.com/intl/jp

    Evernote

    Evernote

    Evernoteの便利な機能

    ここでは、執筆に役立つEvernoteの機能を紹介しています。

    Evernote デスクトップ版の外観は下図の通りです。

    左側に、「カテゴリー(フォルダ)」に相当するツリー式のメニューがあり、右側がリッチテキスト・エディタです。

    Evernote 外観

    Evernote 外観 PDF表示

    下図は、WEBブラウザ版です。

    Evernote WEBブラウザ

    スタックとノートブック

    Evernoteには、カテゴリーに相当する『スタック』、フォルダに相当する『ノートブック』という機能があります。

    下図のように、スタック(カテゴリー)の直下に、ノートブック(フォルダ)を設置し、ノートブックの中に個々のノートをストックしていきます。

    画像は、デスクトップ版です。

    Evernote サイドバー

    こちらはブラウザ版です。
    ブラウザ版は文字が大きくて見にくいので、当方はほとんど使っていません。モバイル向けですね。

    Evernote サイドバー WEBブラウザー

    『ノートブック』で右クリックすると、各メニューが現れます。

  • ノートブックを作成 ・・ 同じスタックの直下に新しいノートブックを作成します。
  • 名前を変更 ・・ ノートブックの名称を変更します
  • 削除 ・・ ノートブックを削除します(ノートブックに属するノートも全て削除される)
  • 表示設定を記憶する ・・ ノートブックに属するノートの表示方法を記憶します(更新日順、タイトル順など)
  • スタックから外す ・・ 選択したノートブックを現在のスタックから外します
  • ショートカットに追加 ・・ 「お気に入り」に相当します。左サイドバーなどに優先的に表示されます。
  • ノートをエクスポート ・・ ノートブックに属する全てのノートをエクスポートします。
  • ノートブックを共有 ・・ メンバー外、あるいはグループで共有します。共同編集も可。
  • プロパティ ・・ ノートブックのプロパティを表示します。
  • Evernote ノートブック 作成

    タグ付け

    保存したノートにタグをつけることができます。

    スタックとは異なる分類が可能です。

    Evernote タグ付け

    リッチテキスト・エディタのツールバーからもタグ付けすることができます。

    Evernote エディタ ツールバー タグ付け

    PDF管理と検索機能

    Evernoteの有り難い点は、PDF文書をはじめ、オフィス系ドキュメントの検索が出来る点です。

    ウェブ版では、PDFファイルは添付ファイル(アイコン)として表示されますが、デスクトップ版では、エディタ内に埋め込むことができるので、閲覧・編集に便利です。

    ノート内で、ズーム、印刷、ダウンロードのコマンドが可能です。

    Evernote 外観 PDF表示

    また、有料版であれば、PDF内の語句を検索することができます。

    たとえば、文書内に含まれる『白雲母』について検索すると、大量にあるノートの中から、白雲母を含むPDF(オフィス系)かノートをリストアップしてくれます。

    Evernote PEF 検索

    検索した語句は、下図のように、色付けで表示されます。(PDFは少し見にくいです)

    Evernote 検索結果

    通常のノートでは、下図のように、黄色く色付けされます。

    Evernote 検索語 ハイライト

    デスクトップ版で、PDFを表示するには、『ツール』→『オプション』→『ノート』→『ノートビューのオプション』で、『PDFを常に添付ファイルとして表示』のチェックをオフにします。

    Evernote PDFを常に添付ファイルとして表示

    私は使ってませんが、画像内の文字も検索可能になってるので、興味のある方は下記をご参照下さい。

    Evernote が画像内の文字を検索可能にする、その仕組み(Evernote 公式)

    ローカルからEvernoteへの保存が便利

    基本的に、Evernoteのデータ保存は無制限なので、ローカルに溜め込んでいるPDFやオフィス系ドキュメントのオンラインストレージとして活用できます。

    新規ノートに、ファイルをドラッグすると、下図のように、アイコンの形で表示されます。(ファイルはEvernoteのサーバーに保存されます)

    アイコン上で右クリックすれば、『このアプリケーションを開く』というメニュー項目が現れるので、Wordなど、任意のアプリケーションを選択します。

    ローカルに保存しているオフィス系ファイルやメディアファイルも、Evernoteを使えば、手軽に分類・保存し、外出先でも使えるので、大変便利です。

    Evernote ドキュメントファイル

    モバイル端末とオフライン機能

    Evernoteは、Android、iPhone、ともにモバイル端末での利用も可能です。

    ただ、データ保存料が大きいと、モバイルを圧迫するので、ノートを利用する時は、オンラインが必須です。

    有料版の場合、重要なノートはオフラインで閲覧・編集できる機能があります。

    モバイル版のアプリを使って、オフラインで使用したいフォルダやノートを個別に設定するだけです。

    旅行や出張で、重要な情報を参照する時に便利です。

    Androidの場合。

    1. メニューボタン(点線)をタップしてナビゲーションメニューを開きます。
    2. 設定(歯車)ボタンをタップし、「ノートブック」 > 「オフラインノートブック」をタップします。
    3. 端末にダウンロードするノートブック(複数可)を選択します。

    詳しくは、下記のヘルプをご参照下し阿。

    参照URL

    ビューの切り替えが便利

    ノートリストは、サマリー型、カード型など、五種類のビュー切り替えが可能です。

    また、「作成日」「更新日」「タイトル」で並び替えできるので、ノートも探しやすいです。

    Evernote ノートの並べ替え

    下図は、カードビュー。テキスト系のノート表示に便利です。

    Evernote ノートのリスト カードビュー

    Webクリッパーで何でも保存

    ブラウザの拡張機能を使えば、Webクリッパーで、ウェブ上のコンテンツは何でもEvernoteに保存できます。

    『記事』のみ。

    Evernote Webクリッパー 記事全体

    『簡易版の記事』

    Evernote Webクリッパー 簡易版の記事

    『ブックマーク』

    Evernote Webクリッパー ブックマーク

    『スクリーンショット』

    Evernote Webクリッパー スクリーンショット

    保存したコンテンツを無許可で転載したり、二次利用することは禁じられています。

    Evernoteのデメリット

    Evernoteは、マイクロソフト社のOneNoteと比較されることが多いですが、それなりにデメリットもあります。

    リッチテキスト・エディタがいまいち

    ブログの下書きなど、プレーンテキストをメインで使う人はあまり気になりませんが、プレゼン用の資料など、手の込んだノートを作成する場合、リッチテキスト・エディタがいまいち使いにくいです。

    その点は、OneNoteも同じです。(まだEvernoteの方がマシというレベル)

    私の経験では、デスクトップ版 >> ウェブ版 で、PCの場合、ブラウザ経由のウェブ版はもっさりして、ライティングもしにくいです。

    長文の下書きなどに使うなら、『PC+デスクトップ版』に限ります。

    データ保存量が多いとデスクトップ版もフリーズしやすい

    有料版・無料版とも、ローカルのデータ保存量が多いと、デスクトップ版でもフリーズしやすいです。

    ずっとアプリを開いた状態で、ちょこちょこ書き込んだり、ノートを閲覧するには問題ないですが、たとえば、1万字ぐらいあるノートをスクロールしたり、数百~数千の文字を切り取り&コピーしようとすると、フリーズすることがあります。(同期中以外でも)

    私も長年愛用していて、ローカルのデータ保存量が5GBぐらいまでは普通に動いてましたが、現在は、7.5GBに達しており、さすがに詰まることが多くなってきました。

    ローカルでは、データを圧縮するので、容量が増えると、動きも鈍くなるのは仕方がないです(Microsoftのオフィス系も同様)

    それでも、普通にノートを閲覧したり、検索するには何の問題もないですし、他のアプリに乗り換えるつもりもありません。

    Evernote ローカルのデータ保存

    スタックが二階層しか作れない

    カテゴリーに相当する『スタック』が、「親」と「子」の二階層しか作れないので、直下のノートブックが増えてくると、不便に感じることも多いです。

    この点については、前から要望が出ており、せめて三階層にして欲しいですが、最初の設計の仕様らしく、変更は非常に難しいそうです。

    その代わり、タグを活用して欲しいとのことです。

    スタックやノートブックを手動で並べ替えできない

    スタックやノートブックを手動で並べ替えることはできません。

    基本的に、Order by Name(名前順)なので、すべて、名前順でソートされます。

    スタックやノートブックの名前を設定する時は、「001 + ノートブックの名前」のように、行頭に数字を当てると分かりやすいです。

    001 PCとインターネット
     - 01 WordPress
    - 02 プラグイン
    - 03 インターネットの話題
    002 暮らし
    - 01 料理レシピ
    - 02 連絡先
    - 03 ToDoリスト

    それでも、メインとなるノートブックは肥大しやすいので、やはり3階層は欲しいですね(^_^;

    タグ付けは二度手間になり、面倒くさいです。

    「前のノートに戻る」機能がない

    これは私の要望ですが、ブラウザのように「前のノートに戻る」機能がない為、過去に閲覧したノートをもう一度、サイドバーや検索から探し出さないといけません。

    これが非常に面倒で、せめて「ノートの閲覧履歴」ぐらい付けて欲しいと思います。(デスクトップ版に備わっている「ノート履歴」は「変更履歴」で、閲覧履歴ではない)

    ブラウザ版は、いろいろ開発が進んでいますが、単純にメモアプリとして使いたいユーザーには、「どうでもいい機能」がてんこ盛り。

    課金してくれるビジネスパーソンをメインターゲットにしているからと思いますが、枝葉の部分ばかりがモリモリで、「そこじゃない」感が著しいです。

    もちろん、これはEvernoteに限った話ではありません 😑

    まとめ ~有料の価値はある

    いろいろ難点もありますが、『メモ』『資料整理』『コンテンツ保存』のアプリとしては、Evernoteが一番だと思います。

    マイクロソフト社のOneNoteも悪くないですが、エディタがグダグダなのと、中途半端に高機能が災いして、積極的に使う気になれない人も多いのではないでしょうか。

    その点、Evenoteは、『資料整理』と『共有』にフォーカスしており、目的が明確であれば、OneNoteよりシンプルで、使いやすいサービスになっています。

    有料版は、サブスクリプション方式で、パーソナル・プランの場合、『年払い3100円、または月額360円』となっています(2022年)

    それを高いと感じるか否かは、使う人次第ですし、日々、膨大するテキストや資料の整理に難儀している方には重宝するのではないでしょうか。

    ブロガーやライターでも、積極的にリライトする人、アーカイブを大事に保存する人には、語句の検索もしやすく、テキストの一覧表示も可能なので、特におすすめです。

    興味のある方は無料版から試してみて下さい。

    メルアドだけで、すぐに新規アカウントが作れます。

    https://evernote.com/intl/jp

    【コラム】 消えゆく個人サイト ~WebClipのすすめ

    Evernoteの一番のメリットは、強力なWebClip機能です。

    どのブラウザにも『名前を付けて保存』の機能が備わっていますが、何百ものウェブページを串刺し検索するのは手間がかかりますし、複数デバイスで保存ファイルを共有したとしても、コメントを入れたり、必要な箇所だけ抽出したり、自由自在に操作するのは難しいものです。

    その点、Evernoteは、ウェブページを丸ごと保存できるので、アーカイブとしても有用です。

    多くの人は、ウェブページの価値を軽く見積もっていますが、今、怖ろしい勢いで、価値のある個人サイトが消えつつあるからです。

    ウェブ運営者なら、誰もが知っている話ですが、2020年5月に大型アップデートが行なわれ、テキスト対象の検索から、ドメイン重視の検索結果に仕様が変わりました。

    検索結果に表示されるのは、公式サイトや人気サイトばかり。

    以前のように、個人サイトから貴重な情報を探しだすのは、非常にハードルの高い作業になっています。

    ここで云う『個人サイト』は、「今日のお昼のカルボナーラ」みたいな日記ブログではなく、「宝石鑑定士20年のベテランが綴る宝石の話」「○○大学教授が個人で運営する『微生物のなぞ』「元住民による被災地レポート」「○○林業が紹介する植樹のコツ」といったものです。

    以前なら、2、3のキーワードで簡単に見つけ出せた、マニア向けのサイトです。

    理由として、度重なるコアアップデートで、個人サイトが検索結果の下位に押しやられ、アクセスが激減したこと。

    SNSの方が簡単で、片手間に情報発信する人が増えたこと。

    個人がHMTLファイルやWordPressをいじって、密度の濃い情報を無料公開するメリットがなくなったこと。

    先生が引退した、会社や団体が潰れた、単純にブログ運営に飽きた、、、、

    様々な理由によって、個人サイトが猛烈な勢いで消えて行っています。(あるいはGoogleにインデックスされず、圏外に飛ばされている)

    その中には、業界の人しか知り得ないマニアックな情報もあれば、教科書みたいに分かりやすい研究者の解説もありました。

    他にも、研究機関のPDF論文、大学生が無料公開しているレポート、林業ブログなど、多岐にわたります。

    私も小説執筆の為に、個人ブログやPDF論文をたくさんクリップしましたが、今、リンク元を辿っても、すでに消失しているサイトが大半です。

    『あんなに詳しく記述されていたのに……』

    文化の損失です。

    でも、仕方ないですね。多くの人は無料の好意で運営しているので。

    だから、「いいな」と思ったら、その場でClip。

    その時は価値が分からなくても、何年も経ってから、「こんな凄いことをウェブサイトで、タダで公開してたんだ」と思い知るでしょう。

    その点、Evernoteは、無料プランでも、容量無制限、無期限に使えるので、非常に便利です。

    課金しなくても、ほぼ全機能が使えるので、興味のある方はぜひ。

    ディスカウントでお得に使う

    ちなみに、Evernotoは、有料 → 無料アカウントにダウングレードすると、解約して数ヶ月後に、ディスカウントセールのメールが送られてきます。

    通常のディスカウントは、25%、ブラックマンデーなど、大型セールス期間はそれ以上になるので、少しでも利用料を節約したい方は、有料 → 無料 を繰り返すといいですよ。

    たとえば、三ヶ月ごとに解約するとか。

    上手に使い分ければ、コストを低く抑えることができるので、気軽に試してみて下さい。

    誰かにこっそり教えたい 👂
    • URLをコピーしました!
    • URLをコピーしました!

    管理人にメッセージを送る

    コメントする

    目次 🏃